Polityka RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ŁÓDZKIEGO ZWIĄZKU PIŁKI NOŻNEJ

Klauzula informacyjna określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Łódzki Związek Piłki Nożnej w związku z korzystaniem ze strony internetowej Związku, kierowaniem do Związku zapytań, wniosków lub innej korespondencji, zawieraniem i wykonywaniem umów, a także pozostawaniem w innych relacjach prawnych, organizacyjnych lub faktycznych ze Związkiem.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Łódzki Związek Piłki Nożnej z siedzibą przy al. Unii Lubelskiej 2, 94-020 Łódź (dalej: „ŁZPN” lub „Administrator”).

2. Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z tym przetwarzaniem:

1) e-mail: lodzki@zpn.pl,

2) korespondencyjnie: Łódzki Związek Piłki Nożnej, al. Unii Lubelskiej 2, 94-020 Łódź.

3. Zakres osób, których dotyczy informacja

Niniejsza klauzula dotyczy w szczególności osób kontaktujących się z ŁZPN telefonicznie, mailowo, za pośrednictwem formularzy kontaktowych lub korespondencyjnie, a także zawodników, sędziów, trenerów, delegatów, obserwatorów, przedstawicieli klubów, kontrahentów, zleceniobiorców, członków organów, uczestników wydarzeń oraz innych osób współpracujących ze Związkiem albo pozostających z nim w relacjach organizacyjno-prawnych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez ŁZPN w następujących celach:

1) organizowania, prowadzenia, nadzorowania i dokumentowania współzawodnictwa sportowego oraz realizacji reguł organizacyjnych, sportowych i dyscyplinarnych obowiązujących w strukturach piłki nożnej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu prawidłowej organizacji i funkcjonowania struktur piłkarskich;

2) prowadzenia korespondencji oraz udzielania odpowiedzi na wiadomości, zapytania, wnioski, skargi, reklamacje i inne zgłoszenia kierowane do ŁZPN za pośrednictwem strony internetowej, poczty elektronicznej, telefonu, formularzy kontaktowych lub tradycyjnej korespondencji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na obsłudze kontaktu i prowadzeniu komunikacji związanej z działalnością ŁZPN, a w zakresie, w jakim treść zgłoszenia dotyczy realizacji obowiązku prawnego, również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

3) podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia umowy, jej wykonywania, rozliczenia, bieżącego kontaktu w sprawach związanych z umową, a także archiwizacji dokumentacji umownej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli stroną umowy jest osoba fizyczna, a w przypadku danych osób działających w imieniu lub na rzecz kontrahenta – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f

RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zawarciu i prawidłowej realizacji umowy;

4) wypełnienia obowiązków prawnych związanych w szczególności z rachunkowością, obowiązkami podatkowymi, przechowywaniem dokumentacji, dochodzeniem lub obroną roszczeń, realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz współpracą z uprawnionymi organami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

5) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz prowadzenia wewnętrznych analiz, statystyk, zestawień i archiwizacji związanej z działalnością ŁZPN – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora;

6) w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego Administrator może przetwarzać dane osobowe zawarte w fakturach oraz innych dokumentach księgowych również za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Podstawą przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych;

7) marketingu bezpośredniego dotyczącego działalności własnej ŁZPN – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora, z uwzględnieniem przepisów regulujących komunikację elektroniczną;

8) publikacji lub wykorzystania danych, w tym wizerunku, jeżeli odrębnie wyraziłeś na to zgodę – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku danych szczególnych kategorii, jeżeli wystąpią, także na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO;

9) na terenie obiektów Łódzkiego Związku Piłki Nożnej może być stosowany monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia. Dane osobowe w postaci wizerunku przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadkach przewidzianych prawem także na podstawie właściwych przepisów prawa pracy. Nagrania są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu monitoringu, a następnie usuwane lub nadpisywane, chyba że zachodzi potrzeba ich dalszego zabezpieczenia dla celów dowodowych lub na podstawie przepisów prawa.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, z których Administrator korzysta przy prowadzeniu swojej działalności, w szczególności:

1) Polskiemu Związkowi Piłki Nożnej oraz innym jednostkom organizacyjnym piłki nożnej, jeżeli jest to niezbędne dla realizacji zadań statutowych i organizacyjnych;

2) międzynarodowym i zagranicznym strukturom piłkarskim, w szczególności FIFA, UEFA i federacjom piłkarskim, jeżeli wynika to z charakteru sprawy lub obowiązujących regulacji;

3) podmiotom świadczącym na rzecz ŁZPN usługi informatyczne, hostingowe, serwisowe, pocztowe, kurierskie, prawne, doradcze, audytowe, archiwizacyjne, organizacyjne lub marketingowe;

4) podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi księgowe, podatkowe, a także właściwe organy publiczne, w tym organy Krajowej Administracji Skarbowej oraz podmioty uprawnione do

dostępu do danych przetwarzanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jeżeli obowiązek lub uprawnienie ich udostępnienia wynika z przepisów prawa;

5) bankom, operatorom płatności, ubezpieczycielom oraz podmiotom wykonującym działalność leczniczą, jeżeli jest to niezbędne do realizacji określonego celu przetwarzania;

6) organom publicznym, podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi księgowe, podatkowe, a także organom publicznym, w tym organom Krajowej Administracji Skarbowej oraz podmiotom uprawnionym do dostępu do danych przetwarzanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jeżeli obowiązek lub uprawnienie ich udostępnienia wynika z przepisów prawa;

7) sądom, organom ścigania i innym podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

6. Okres przechowywania danych

Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub do czasu przedawnienia roszczeń, w szczególności:

1) dane przetwarzane w związku z kontaktem i korespondencją – przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez czas potrzebny do wykazania prawidłowości jej obsługi lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;

2) dane przetwarzane w związku z zawarciem i wykonywaniem umów – przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i o rachunkowości, oraz przez okres przedawnienia roszczeń;

3) dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że wcześniej ustanie cel przetwarzania;

4) dane przetwarzane dla celów podatkowych i księgowych będą przechowywane co do zasady przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

5) dane przetwarzane w związku z możliwością ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń będą przechowywane do czasu upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń, który co do zasady wynosi 6 lat, a w przypadku roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz świadczeń okresowych – 3 lata.

6) dane przetwarzane dla celów archiwalnych, statystycznych - przez okres uzasadniony charakterem tych celów i obowiązującymi przepisami prawa.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługuje Ci, na zasadach określonych w RODO, prawo do:

1) dostępu do danych osobowych;

2) sprostowania danych;

3) usunięcia danych;

4) ograniczenia przetwarzania;

5) przenoszenia danych – w przypadkach, w których podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

7) cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;

8) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Dobrowolność lub obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do udzielenia odpowiedzi, załatwienia sprawy, zawarcia lub wykonania umowy, udziału w rozgrywkach albo korzystania z określonych funkcjonalności lub relacji organizacyjnych w strukturach piłkarskich. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości obsługi zgłoszenia, zawarcia umowy lub realizacji określonego celu.

9. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne dla realizacji określonego celu, w szczególności w związku z funkcjonowaniem międzynarodowych struktur piłki nożnej lub korzystaniem z narzędzi informatycznych dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takim przypadku Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych albo innych mechanizmów legalizujących transfer danych, a w przypadkach wymaganych prawem umożliwia uzyskanie informacji o stosowanych zabezpieczeniach lub kopii tych zabezpieczeń.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających, w tym nie będą podlegały profilowaniu w rozumieniu RODO.

11. Informacja dodatkowa dotycząca strony internetowej

W przypadku korzystania ze strony internetowej ŁZPN mogą być także przetwarzane dane techniczne związane z jej działaniem, bezpieczeństwem i administrowaniem, w tym informacje zapisywane w logach systemowych.